Sprawny i funkcjonalny system obiegu dokumentów to warto?? firmy cz?sto przez ni? niedoceniana. Lawina dokumentów do opanowania w ka?dej firmie wymaga stworzenia mechanizmów, które b?d? mi?dzy innymi segregowa?y, katalogowa?y czy te? przydziela?y okre?lone dokumenty pracownikom za nie odpowiedzialnym. Szybkie podejmowanie decyzji nierzadko wymaga poparcia odpowiednim dokumentem, który je?li zginie w g?szczu wszystkich dokumentów firmy, przy jednoczesnym braku osoby za niego odpowiedzialnej, jest niemo?liwe lub w najlepszym wypadku spowolnione. Unikni?cie takich niekorzystnych dla firmy zdarze? jest mo?liwe dzi?ki modu?owi Obieg Dokumentów.

Modu? Obieg Dokumentów pozwala zapanowa? nad wszystkimi dokumentami tworzonymi w programie Comarch OPT!MA. Poza ich gromadzeniem, katalogowaniem oraz rozdysponowaniem, umo?liwia definiowanie procesów, jakim podlegaj? dokumenty. Dzi?ki procedurom obiegu dokumentów ka?da sprawa realizowana jest w zaplanowany, usystematyzowany i w?a?ciwy dla firmy sposób.
Centralnym miejscem w module jest Biblioteka dokumentów, gdzie U?ytkownik ma mo?liwo?? wprowadzania dokumentów, za??czanie skanów, plików oraz ich opisywanie w dowolny sposób. Wprowadzanie skanów dokumentu mo?e odbywa? si? w trakcie wprowadzania dokumentu do modu?u, minimalizuj?c ilo?? operacji, jakie trzeba wykona? z danym dokumentem.



Dokumenty (w dowolnym formacie) gromadzone w bibliotece mo?na swobodnie grupowa? w tworzonych katalogach. Informacje o dokumentach gromadzone s? w postaci formularzy, na których znajd? si? m.in. informacje, takie jak: typ dokumentu, jego tytu?, czego dotyczy, data wprowadzenia, status, operator odpowiedzialny za dokument. Dodatkowo istnieje mo?liwo?? opisywania dokumentu poprzez definiowalne atrybuty.

Okno opisu dokumentu

Ka?dy dokument zapisany w bibliotece mo?e by? powi?zany z ró?nymi podmiotami oraz dowoln? ilo?ci? dokumentów (g?ównie handlowych), wystawianych w systemie Comarch OPT!MA. Powi?zanie z transakcjami dzia?a równie? w drug? stron? – jedn? transakcj? zarejestrowan? w programie mo?na po??czy? z dowoln? ilo?ci? dokumentów zgromadzonych w bibliotece dokumentów.

Modu? Obieg dokumentów posiada bardzo szeroki zakres definiowania uprawnie? dost?pu do dokumentów. Dla ka?dego pracownika maj?cego dost?p do modu?u mo?na okre?li?, do której grupy dokumentów ma dost?p oraz w jakim zakresie: czy powinien posiada? wgl?d w dokumenty, mo?liwo?? zmiany, czy te? mo?e edytowa? tylko dokumenty wprowadzone wy??cznie przez siebie. G?ówn? zalet? nadawania uprawnie? do obs?ugi dokumentów jest wyznaczenie odpowiedzialno?ci pracownika za dany dokument, co przyspiesza obieg informacji w firmie.

Definiuj procesy obiegu dokumentów
Ka?dy dokument wprowadzany w Bibliotece Dokumentów mo?e mie? w?asn? ?cie?k?, wed?ug której jest obs?ugiwany. Schematy procesów umo?liwiaj? definiowanie takich ?cie?ek. Ich efektem jest mo?liwo?? kontroli przep?ywu dokumentu w firmie – na tej podstawie wiadomo, kto aktualnie pracuje z danym dokumentem oraz jaka by?a historia jego przekazywania pomi?dzy kolejnymi osobami (operatorami).
Schemat procesu sk?ada si? z poszczególnych etapów. Dla ka?dego etapu istnieje ?ci?le okre?lona grupa operatorów, którzy mog? go wykona?. Budowa schematu polega na wskazaniu relacji (powi?za?) pomi?dzy poszczególnymi etapami.

Zmiana schematu procesu obiegu dokumentu

Wprowadzaj?c dokument do biblioteki operator mo?e wybra?, wed?ug którego schematu (?cie?ki) b?dzie „obs?ugiwany” dany dokument. A obs?uga dokumentu polega na przekazywaniu do kolejnych etapów procesu i wskazaniu, który operator spo?ród uprawnionych, dany etap ma wykona?. Ka?dy operator w programie ma w?asna skrzynk?, w której zbierane s? informacje o tym, jakie etapy powinien aktualnie wykona?. Istnieje równie? mo?liwo??, by czas na ich wykonanie rezerwowany by? w terminarzu, a operator otrzymywa? we w?a?ciwym momencie przypomnienie o zbli?aj?cym si? terminie.

Skrzynka operatora

W programie dokumenty mog? by? zapisywane w dwóch miejscach: w bazie firmy lub te? w bazie konfiguracyjnej. W pierwszym przypadku dokumenty b?d? dost?pne tylko i wy??cznie po zalogowaniu si? do konkretnej bazy, w drugim za? b?d? widoczne dla wszystkich firm. Ma to znaczenie w przypadku, gdy na jednym systemie prowadzona jest dzia?alno?? wi?cej ni? jednej firmy. Funkcja zapisu w bazie konfiguracyjnej mo?e by? przydatna równie? w przypadku biur rachunkowych, gdzie ka?dy Klient ma oddzieln? baz? danych (i tam s? gromadzone zwi?zane z nim dokumenty), a dodatkowo s? dokumenty dotycz?ce pracy biura (które powinny by? dost?pne niezale?nie od tego, na jakiej bazie firmowej pracuje aktualnie operator).