Błąd
  • XML Parsing Error at 1:1056. Error 9: Invalid character

Sprawny i funkcjonalny system obiegu dokumentw to warto?? firmy cz?sto przez ni? niedoceniana. Lawina dokumentw do opanowania w ka?dej firmie wymaga stworzenia mechanizmw, ktre b?d? mi?dzy innymi segregowa?y, katalogowa?y czy te? przydziela?y okre?lone dokumenty pracownikom za nie odpowiedzialnym. Szybkie podejmowanie decyzji nierzadko wymaga poparcia odpowiednim dokumentem, ktry je?li zginie w g?szczu wszystkich dokumentw firmy, przy jednoczesnym braku osoby za niego odpowiedzialnej, jest niemo?liwe lub w najlepszym wypadku spowolnione. Unikni?cie takich niekorzystnych dla firmy zdarze? jest mo?liwe dzi?ki modu?owi Obieg Dokumentw.

Modu? Obieg Dokumentw pozwala zapanowa? nad wszystkimi dokumentami tworzonymi w programie Comarch OPT!MA. Poza ich gromadzeniem, katalogowaniem oraz rozdysponowaniem, umo?liwia definiowanie procesw, jakim podlegaj? dokumenty. Dzi?ki procedurom obiegu dokumentw ka?da sprawa realizowana jest w zaplanowany, usystematyzowany i w?a?ciwy dla firmy sposb.
Centralnym miejscem w module jest Biblioteka dokumentw, gdzie U?ytkownik ma mo?liwo?? wprowadzania dokumentw, za??czanie skanw, plikw oraz ich opisywanie w dowolny sposb. Wprowadzanie skanw dokumentu mo?e odbywa? si? w trakcie wprowadzania dokumentu do modu?u, minimalizuj?c ilo?? operacji, jakie trzeba wykona? z danym dokumentem.



Dokumenty (w dowolnym formacie) gromadzone w bibliotece mo?na swobodnie grupowa? w tworzonych katalogach. Informacje o dokumentach gromadzone s? w postaci formularzy, na ktrych znajd? si? m.in. informacje, takie jak: typ dokumentu, jego tytu?, czego dotyczy, data wprowadzenia, status, operator odpowiedzialny za dokument. Dodatkowo istnieje mo?liwo?? opisywania dokumentu poprzez definiowalne atrybuty.



Okno opisu dokumentu

Ka?dy dokument zapisany w bibliotece mo?e by? powi?zany z r?nymi podmiotami oraz dowoln? ilo?ci? dokumentw (g?wnie handlowych), wystawianych w systemie Comarch OPT!MA. Powi?zanie z transakcjami dzia?a rwnie? w drug? stron? jedn? transakcj? zarejestrowan? w programie mo?na po??czy? z dowoln? ilo?ci? dokumentw zgromadzonych w bibliotece dokumentw.

Modu? Obieg dokumentw posiada bardzo szeroki zakres definiowania uprawnie? dost?pu do dokumentw. Dla ka?dego pracownika maj?cego dost?p do modu?u mo?na okre?li?, do ktrej grupy dokumentw ma dost?p oraz w jakim zakresie: czy powinien posiada? wgl?d w dokumenty, mo?liwo?? zmiany, czy te? mo?e edytowa? tylko dokumenty wprowadzone wy??cznie przez siebie. G?wn? zalet? nadawania uprawnie? do obs?ugi dokumentw jest wyznaczenie odpowiedzialno?ci pracownika za dany dokument, co przyspiesza obieg informacji w firmie.

Definiuj procesy obiegu dokumentw
Ka?dy dokument wprowadzany w Bibliotece Dokumentw mo?e mie? w?asn? ?cie?k?, wed?ug ktrej jest obs?ugiwany. Schematy procesw umo?liwiaj? definiowanie takich ?cie?ek. Ich efektem jest mo?liwo?? kontroli przep?ywu dokumentu w firmie na tej podstawie wiadomo, kto aktualnie pracuje z danym dokumentem oraz jaka by?a historia jego przekazywania pomi?dzy kolejnymi osobami (operatorami).
Schemat procesu sk?ada si? z poszczeglnych etapw. Dla ka?dego etapu istnieje ?ci?le okre?lona grupa operatorw, ktrzy mog? go wykona?. Budowa schematu polega na wskazaniu relacji (powi?za?) pomi?dzy poszczeglnymi etapami.


Zmiana schematu procesu obiegu dokumentu

Wprowadzaj?c dokument do biblioteki operator mo?e wybra?, wed?ug ktrego schematu (?cie?ki) b?dzie obs?ugiwany dany dokument. A obs?uga dokumentu polega na przekazywaniu do kolejnych etapw procesu i wskazaniu, ktry operator spo?rd uprawnionych, dany etap ma wykona?. Ka?dy operator w programie ma w?asna skrzynk?, w ktrej zbierane s? informacje o tym, jakie etapy powinien aktualnie wykona?. Istnieje rwnie? mo?liwo??, by czas na ich wykonanie rezerwowany by? w terminarzu, a operator otrzymywa? we w?a?ciwym momencie przypomnienie o zbli?aj?cym si? terminie.


Skrzynka operatora

W programie dokumenty mog? by? zapisywane w dwch miejscach: w bazie firmy lub te? w bazie konfiguracyjnej. W pierwszym przypadku dokumenty b?d? dost?pne tylko i wy??cznie po zalogowaniu si? do konkretnej bazy, w drugim za? b?d? widoczne dla wszystkich firm. Ma to znaczenie w przypadku, gdy na jednym systemie prowadzona jest dzia?alno?? wi?cej ni? jednej firmy. Funkcja zapisu w bazie konfiguracyjnej mo?e by? przydatna rwnie? w przypadku biur rachunkowych, gdzie ka?dy Klient ma oddzieln? baz? danych (i tam s? gromadzone zwi?zane z nim dokumenty), a dodatkowo s? dokumenty dotycz?ce pracy biura (ktre powinny by? dost?pne niezale?nie od tego, na jakiej bazie firmowej pracuje aktualnie operator).

Reklama
Reklama